SAP Business One- ERP für den Mittelstand

SAP Business One ist der neue ERP Standard. Als kostengünstige, integrierte ERP-Lösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen bietet SAP Business One größtmögliche Flexibilität. Die ERP-Software bietet folgende Funktionen:

Funktionsüberblick

Finanzwesen

Das ERP-System SAP Business One enthält für jedes Land Kontenplanvorlagen, die Sie an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen können. Es besteht die Möglichkeit, freie Kontenpläne mit bis zu zehn Segmenten zu definieren.

Journalbuchungen

In dieser Funktion können Journalbuchungen eingeben oder gesucht werden. In der Regel werden sie automatisch aus dem Verkauf, Einkauf und von der Bankenabwicklung
gebucht. Jede Transaktion lässt sich automatisch einem Projekt oder einem Profit-Center zuordnen.

Buchungsvorerfassung

Journalbuchungen für eine vorläufige Stapelverarbeitung können mit der Buchungsvorerfassung manuell vorsehen. So lassen sich Buchungen prüfen
und korrigieren, bevor sie in das Hauptbuch eingetragen werden.

Kontierungsvorlagen

In dieser Funktion besteht die Möglichkeit, Kontierungsmuster zu definieren, mit denen Zeit gespart und Fehler bei der manuellen Erfassung von Journalbuchungen
vermieden werden können.

Dauerbuchungen

Buchungen, die regelmäßig ausgeführt werden, können definiert werden. Das ERP-System SAP Business One erinnert automatisch daran, die Buchung auszuführen.

Stornierte Transaktionen

Mit dieser Funktion kann ein monatliches Datum definiert, an dem Buchungen
automatisch storniert werden.

Wechselkursdifferenzen

Offene Posten in Fremdwährungen können periodisch bewerten werden. So lassen sich Differenzen aufzeigen und die richtige Transaktion zur Korrektur auswählen.

Finanzberichtsvorlagen

Mit dieser Funktion können auf schnelle und einfache Weise eine unbegrenzte Zahl an Finanzberichtsvorlagen generiert werden. Über das Formular können verschiedene Vorlagen – wie für Gewinn-Verlust-Rechnungen. Budgets lassen sich festlegen und verwalten. Zudem können Zuteilungsmethoden konfiguriert werden, Zahlen in jeder Währung definiert und einen zusammenfassenden Bericht angezeigt werden, der die tatsächlichen mit den geplanten Zahlen vergleicht. Über einen definierbaren Online-Alarm kann der ERP Anwender benachrichtigt werden, wenn eine Transaktion das monatliche oder jährliche Budgetlimit überschreitet.

Profit-Center anlegen

Mit dieser Funktion in SAP Business One können unterschiedlichen Profit-Center und Abteilungen des Unternehmens angelegt werden. Im Kontenplan können geeignete Einkommens- oder Kostenkonten zu einem vordefinierten Profit- Center zugeordnet werden.

Aufteilungsregeln definieren

Auf der Grundlage definierter Kosten und eigener Erfahrungen können Aufteilungsregeln festgelegt werden, die unterschiedliche Geschäftsaktivitäten charakterisieren. Im Kontenplan können Einkommens oder Kostenkonten den entsprechenden Aufteilungsregeln zugeordnet werden.

Tabelle für Profit-Center und Aufteilungsregeln

In einer Tabelle lassen sich Profit-Center und Aufteilungsregeln in Tabellenform anzeigen. Alle Zahlen sind übersichtlich dargestellt und können ohne weiteres angepasst werden. Neue Profit-Center und Aufteilungsregeln werden in der Tabelle angelegt. Sobald alle Faktoren festgelegt sind, ordnet das ERP-System die Gelder automatisch den einzelnen Kostenstellen in jeder Transaktion zu und ermöglicht so, auf detaillierte Kosteninformationen zurückzugreifen.

Profit-Center-Bericht

Die Gewinn-Verlust-Rechnung basiert auf direkten und indirekten Erlösen und Kosten, entsprechend den vordefinierten Aufteilungsregeln. Die Auswertung werden für jedes Profit-Center ausgeführt. Ergebnisse zeigt das ERP-System pro Jahr oder wahlweise pro Monat an. Auf Wunsch kann der vorhergehende Vergleichszeitraums zum Vergleich gegenüber gestellt werden.

Opportunities

Verkaufschancen lassen sich mit verschiedenen Details wie Quelle, Potenzial, Abschlussdatum, Mitbewerber oder Aktivitäten in der ERP-Lösung erfassen.
Sind die Angebote erstellt und mit der Opportunity verknüpft, können sie vom ersten Anruf bis zum erfolgreichen Geschäftsabschluss verfolgt werden. Verkaufschancen analysieren Sie mit Berichtsfunktion nach Quelle, Gebiet, Branche, Kunde oder
Artikel. Und auch Prognosen, die Ansicht der voraussichtlichen Abschlüsse und die Verteilung der Leads (Interessentenkontakte) auf verschiedene Quellen sind möglich. So können erfolgversprechende Maßnahmen zur Gewinnung von Leads ermittelt werden.

Verkauf

Dieser Funktionsbereich von der ERP-Software SAP Business One schafft Flexibilität
bei der inhaltlichen Erstellung von Angeboten oder Marketingdokumenten. Die ERP-Lösung unterstützt unterschiedliche Zeilenarten. Damit können Teilsummen vorhergehender Zeilen einfügt werden. Im Dokumentkörper lassen sich Freitexte einfügen und Vorschläge für Ersatzartikel anzeigen. Standardkommentare können gespeichert und wieder verwendet werden. Kopf- und Fußzeilentexte sind für jedes
Dokument frei definierbar. Bruttogewinne lassen sich individuell errechnen und Verkaufspreise anzeigen.

Angebot

Mit dieser Funktion des ERP-Systems kann im Handumdrehen ein Kundenangebot aufgesetzt werden. Der Bruttogewinn des Angebots kann eingesehen werden, Bestände ermittelt und ehemals angebotene Verkaufspreise aufgerufen werden. Nach Erstellung kann das Angebot per Mausklick nach MS Word exportiert werden.

Kundenauftrag

Diese Funktion erleichtert Kundenaufträge durchzuführen. Mitarbeiter können die Bestände eines Artikels an allen Lagerstandorten überblicken. Daraufhin lassen sich
wahlweise Alternativprodukte auswählen, Artikel nachbestellen oder der Auftrag in Teillieferungen spalten. Anhand des Kundenauftrags können Bestellungen automatisch generiert und per Streckengeschäft direkt an den Kunden geliefert werden.

Lieferung

Die für die Auslieferung zuständige Abteilung kann die erforderlichen Packdokumente für alle Waren generieren. Der integrierte Verpackungsprozess erleichtert es, Positionen
zu unterschiedlichen Verpackungseinheiten zu leiten. Aus dem Lieferschein heraus können per Mausklick die Nachverfolgungsnummer gespeichert und auf den Lieferstatus
zugegriffen werden. Erfolgt eine Lieferung, aktualisieren sich die Lagerbestandsdaten
automatisch.

Ausgangsrechnung

Mit der Rechnung wird automatisch eine entsprechende Journalbuchung erzeugt. Bezahlt der Kunde einen Teil der Rechnung sofort, kann automatisch eine Quittung ausgeben werden.

Ausgangsrechnung und Zahlung

Rechnung und Quittung werden in einem Schritt aus demselben Dokument erzeugt.

Retouren

Retouren an Lieferanten zur Reparatur werden mit dem Retourenbeleg abgewickelt.

Verkaufsgutschrift

Schickt der Kunde Ware zurück bekommt er eine Gutschrift ausgestellt. Die Daten können Sie aus dem Originalbeleg importieren.

Belegdruck

Verkaufs- oder Einkaufsbelege lassen sich aus dem ERP-System heraus ausdrucken. Die Auswahl des Belegs ist nach Zeitraum, Belegnummer oder Belegart möglich.

Automatische Belegzusammenfassung

Mit diesem Assistenten können die zuvor einzelnen Verkaufsbelege zusammenfasst werden. Der Assistent ist besonders für ERP-Anwender hilfreich, die verschiedene Aufträge oder Lieferscheine im Laufe eines Monats ausgeben, aber am Ende des Monats eine zusammengefasste Rechnung für jeden Kunden erhalten möchten.

Geparkte Belege

Mit dieser Funktion können als Entwürfe gespeicherte Belege gedruckt, bearbeiten und verwalten werden.

Mahnassistent

Mehrfache Anschreiben pro Kunde lassen sich mit dem Mahnassistent erstellen. Die Mahnhistorie können regelmäßig aufgerufen und so ausstehende Debitorenrechnungen
überprüft werden. In vordefinierten Intervallen lassen sich Schreiben entsprechend den verschiedenen Mahnstufen versenden. Zinsen und die Mahngebühren können bestimmt werden.

Einkauf

Bestellungen

Mit dieser Funktion werden alle Bestellungen angewickelt. Das ERP-System SAP Business One aktualisiert dabei automatisch die verfügbare Menge der bestellten Artikel und informiert den Lagerverwalter über das erwartete Lieferdatum. Eine Bestellung kann aufgeteilt, unterschiedliche Packlisten und Lieferscheine können
erstellt und an verschiedene Lager geliefert werden.

Wareneingang (Bestellung)

Lieferungen im Warenlager können mit dieser Funktion entgegengenommen und mehreren Warenlagern zugewiesen werden. Die Eingänge lassen sich mit Bestellungen
verknüpfen und die Bestellmenge nach Maßgabe der tatsächlich gelieferten Menge ändern.

Retouren

Retouren an Lieferanten zur Reparatur werden mit dem Retourenbeleg von SAP Business One abgewickelt.

Eingangsrechnung

Mit dieser Funktion werden Lieferantenrechnungen in SAP Business One berechnet. Journalbuchungen legt das ERP System automatisch an, um die Informationen später bei der Bearbeitung von Zahlungen an den Lieferanten zu verwenden.

Gutschrift

Bei Warenretouren erstellt die ERP-Software SAP Business One eine Gutschrift für den Lieferanten. Die gewünschten Daten können auf einfache Art und Weise aus dem Originalbeleg importiert werden.

Wareneinstandspreise

In SAP Business One, die ERP-Lösung für klein und mittelständische Unternehmen kann der Einstandswert importierter Waren berechnt werden. So lassen sich verschiedene Kosten- und Aufwandsarten den FOB-Kosten zuordnen und der tatsächliche Lagerwert aktualisieren.

Geparkte Belege

In dieser Funktion von SAP Business One lassen sich alle Einkaufsbelege, die als Entwurf gespeichert wurden, ausdrucken, bearbeiten und verwalten.

Belegdruck

Mit dieser Funktion des ERP-Systems kann jeder Verkaufs oder Einkaufsbeleg ausgedruckt werden. Die Auswahl ist nach Zeitraum, Belegnummer oder Belegart möglich.

Geschäftspartner

Alle wichtigen Informationen zu Kunden, Lieferanten und Interessenten können zentral in der ERP-Lösung SAP Business One gespeichert werden. Hinterlegt werden Adressen, Vertriebsmitarbeiter, Zahlungsbedingungen und eine unbegrenzte Anzahl von Ansprechpartnern, usw. Zusätzlich können alle wichtigen Daten wie Kundenverkaufsberichte und detaillierte Salden abgerufen werden. Die ERP-Software SAP Business One unterstützt die Suche nach Einträgen mit Suchausdrücken wie „Beginnt mit“‚ „Beinhaltet“ und „Ist größer als“.

Aktivitäten

Mit dieser Funktion von SAP Business One lassen sich Kontaktereignisse wie Telefonate, Besprechungen oder Folgeaktivitäten dokumentieren.Den Ereignissen können besondere Anmerkungen und Anhänge hinzugefügt und die nächsten Schritte terminiert werden.

Kalender

Die ERP Lösung SAP Business One umfasst einen Kalender, der die Aktivitäten eines oder mehrerer Anwender grafisch darstellt. Dieser kann so konfiguriert werden, dass er nur Aktivitäten ausgewählter ERP-Anwender anzeigt. Verschiedene Kalenderansichten
stehen zur Auswahl.

Bankenabwicklung

Eingangszahlungen

Alle bei der Bank eingegangenen Zahlungen können in SAP Business One offene Rechnungen (per Scheck, Kreditkarte, Barzahlung oder Überweisung) zugeordnet und im Hauptbuch aktualisiert werden. Das vereinfacht den Zahlungseingangsprozess

Scheckverwaltung

Hier können Scheckdaten verwaltet, einzelne Schecks indossiert oder storniert werden.

Kreditkartenverwaltung

Mit dieser Funktion lassen sich Kreditkartendaten verwalten, Kartenbelege indossieren oder stornieren.

Einreichungen

Bareinzahlungen, Kreditkartenzahlungen oder Scheckeinreichungen können in SAP Business One erfasst werden. Aus einer Liste wählen Sie die Schecks, die eingereicht werden sollen. Kreditkartenzahlungen können je nach Vereinbarung mit den entsprechenden Kreditkartengesellschaften automatisch eingereicht werden.

Ausgangszahlung

Hier werden Zahlungen an Lieferanten angelegt, Zahlungen offenen Einkaufsrechnungen zugeordnet und automatische Ausgabe von Schecks an Lieferanten zugelassen.

Scheckentwertung

Mit dieser Funktion von SAP Business One können Zahlungsbuchungen storniert und die korrekten Daten eingeben werden. Sie ist besonders nützlich, wenn bei einem Zahlungslauf unvorhergesehene Probleme wie Druckerfehler auftreten, die dazu
führen, dass die Daten auf den gedruckten Schecks von denen im System abweichen.

Zahlungsassistent

Die Zeit sparende Funktion von SAP Business One hilft, mehrere Zahlungen (per Online-Überweisung oder Scheckversand) auf einmal anzulegen. Anhand selbst definierter Kriterien wie Fälligkeitsdatum oder Ablauf einer Zahlungsfrist werden die Lieferanten ausgewählt, deren Rechnungen zu bezahlen sind. Das System erzeugt eine Zahlungsliste, die in Berichtsform abgerufen und wahlweise als Empfehlung abgelegt
oder zum Erstellungszeitpunkt ausfgeführt werden.

Kontoauszüge und Abstimmungen

Das ERP-System SAP Business One unterstützt eine vollkommen automatische Abstimmung. Haben und Soll-Transaktionen können miteinander abgeglichen werden, um ein Hauptbuchkonto abzustimmen oder die Kassenbuchdaten mit den Kontoauszügen zu vergleichen.

Abstimmungsassistent

Dieser in  der ERP-Software SAP Business One integrierte Assistent bringt der Buchhaltung Zeitersparnis. Sind die Abstimmungsparameter definiert, ermittelt das ERP-System über einen Algorithmus die korrekte Bankenabstimmung.

Lagerverwaltung

Funktionen zur Lagerverwaltung ermöglichen es, Artikelstammdaten zu verwalten, Serien- und Chargennummern sowie Preislistendaten zu pflegen, Ersatzartikel zu definieren, vorgehaltene Warenbestände zu erhöhen oder zu verringern, Lagerbestandskosten nach aktuellen Marktpreisen neu zu bewerten, Inventuren durchzuführen und Kommissionierlisten für offene Kundenbestellungen zu generieren.

Artikelstammdaten

Hier werden Artikel, Stücklistenartikel sowie nicht bestandsgeführte Artikel wie Arbeitskraft oder Reisezeit definiert. Standardinformationen wie Hauptlieferant,
Ein- und Verkaufseinheiten sowie den steuerlichen Status eines Artikels werden hier gepflegt. Lagerbestände können in mehreren Warenlagern gehalten werden. Die ERP-Software SAP Business One kann die Kosten jedes Artikels pro Warenlager verfolgen und unterstützt unterschiedliche Verfahren der Bestandsbewertung auf Artikelbasis (derzeit Standardkosten, gleitender Durchschnitt und FIFO). Auch Planungsdaten gehören zu den Artikelstammdaten. So kann die Beschaffungsart (Fertigung oder Kauf) und die Bestellzeiträume festgelegt werden, in denen ein Artikel gekauft wird (monatlich, wöchentlich oder täglich). Das ERP-System SAP Business One definiert die zu ordernde Beschaffungsgröße, die Mindestbestellmenge und
die durchschnittliche Vorlaufzeit.

Seriennummer

Seriennummern generiert das ERP-System SAP Business One anhand vordefinierter Masken automatisch; sie können jedoch auch manuell erstellt und bei Bestandstransaktion oder bei der Herausgabe eines Artikels aus dem Bestand zugewiesen werden.